Bảo mật và xử lý dữ liệu

Người xem được nội dung họp là thành viên của thư mục lưu biên bản. Kể cả quản trị viên tổ chức cũng không mở được trên màn hình nội dung của thư mục mình không là thành viên.

Việc xuất dữ liệu của cả tổ chức chỉ do quản trị viên tổ chức được chỉ định thực hiện, và chỉ khi bên vận hành đã bật.

Màn hình quản trị của bên vận hành (Kaopiz Inc.) chỉ xử lý thông tin quản lý như hợp đồng và lượng sử dụng. Không có màn hình nào để đọc bản ghi lời nói hay biên bản cuộc họp.

Dữ liệu được quản lý tách riêng theo từng tổ chức, và hệ thống được xây để tổ chức này không đọc được dữ liệu của tổ chức khác.

AI chỉ tạo bản nháp. Người phụ trách đối chiếu với căn cứ, chỉnh sửa, và biên bản được chốt khi họ duyệt toàn bộ. Chỉnh sửa sau khi duyệt được ghi thành phiên bản mới.

Các chức năng AI của GIJITO, như soạn nháp biên bản, tự động đặt tên cuộc họp và tạo mẫu biên bản, được dùng qua Amazon Bedrock của Amazon Web Services. Tài liệu công khai của AWS nêu rằng nhà cung cấp mô hình AI không truy cập được nội dung gửi tới Amazon Bedrock.

Tài liệu AWS: bảo vệ dữ liệu trong Amazon Bedrock

Chúng tôi không dùng nội dung họp bạn giao cho chúng tôi để huấn luyện AI.

Tính năng lưu âm thanh dành cho các tổ chức đã kích hoạt theo hợp đồng. Quản trị viên tổ chức bật hoặc tắt chế độ tự động lưu; thời gian lưu do quản trị viên hệ thống (bên vận hành) thiết lập. Hệ thống chỉ ghi âm thanh, không ghi màn hình.

Khi hợp đồng kết thúc, sau khi đã qua 30 ngày kể từ ngày kết thúc, chúng tôi nhanh chóng xoá dữ liệu cuộc họp như bản ghi lời nói và biên bản bằng phương pháp không thể khôi phục.

Cuộc họp đã xoá có thể được người tạo khôi phục trong một thời hạn nhất định (mặc định 30 ngày). Sau thời hạn đó, cuộc họp không xem hay khôi phục được trên màn hình nữa, nhưng dữ liệu (trừ âm thanh) vẫn được lưu trong hệ thống của chúng tôi cho tới khi bị xoá sau khi hợp đồng kết thúc.

Các ngoại lệ của việc xoá này, như thông tin pháp luật buộc phải lưu và bản sao lưu, được nêu trong Chính sách quyền riêng tư.

Chính sách quyền riêng tư, Điều 14 (Thời hạn lưu và việc xoá)

Chỉ nội dung người dùng chọn sau khi biên bản được duyệt mới được gửi sang công cụ bên ngoài. Bạn xem lại được nội dung trước khi gửi, và lịch sử gửi được lưu lại.

Thông tin xác thực dùng để kết nối công cụ bên ngoài được lưu ở dạng mã hoá.

Bạn đăng nhập bằng email và mật khẩu, hoặc bằng tài khoản Google hay Microsoft. Mật khẩu được lưu ở dạng không thể đảo ngược (băm).

Đường truyền với trình duyệt được mã hoá (HTTPS).

Các thao tác như đăng nhập, tạo hoặc xoá cuộc họp, thay đổi thành viên được ghi lại và không thể sửa hay xoá từ ứng dụng.

Dữ liệu cuộc họp được xử lý và lưu tại Nhật Bản. Nơi xử lý của từng công việc uỷ thác được nêu trong Chính sách quyền riêng tư.

Chính sách quyền riêng tư, Điều 11 (Uỷ thác xử lý)