Chính sách quyền riêng tư GIJITO

• Tên: Kaopiz Inc. (株式会社カオピーズ)
• Địa chỉ: 3F, 3-8-8 Minamiikebukuro, Toshima-ku, Tokyo 171-0022, Nhật Bản
• Người đại diện: TRINH CONG HUAN, Giám đốc đại diện

1. Trong Chính sách này, khách hàng có hợp đồng sử dụng Dịch vụ được gọi là "Khách hàng"; cán bộ, nhân viên hoặc người khác được Khách hàng cho phép sử dụng Dịch vụ được gọi là "Người dùng"; Người dùng có quyền quản lý thành viên và cài đặt của tổ chức Khách hàng được gọi là "Quản trị viên tổ chức".
2. Thông tin về tài khoản, hợp đồng và liên hệ được chúng tôi xử lý với tư cách là doanh nghiệp xử lý thông tin cá nhân.
3. Thông tin cá nhân có trong âm thanh, bản ghi lời nói, biên bản, các mục và thông tin khác được ghi lại hoặc tạo ra trong Dịch vụ ("Dữ liệu khách hàng" theo Điều khoản sử dụng, trong Chính sách này gọi là "Dữ liệu cuộc họp") được chúng tôi xử lý theo sự uỷ thác của Khách hàng. Chúng tôi chỉ xử lý Dữ liệu cuộc họp trong phạm vi cần thiết để cung cấp Dịch vụ, theo hợp đồng với Khách hàng.
4. Việc thông báo cho người tham dự cuộc họp rằng cuộc họp được ghi âm và việc xin sự đồng ý cần thiết thuộc trách nhiệm của Khách hàng (Điều 8 của Điều khoản sử dụng).

1. Thông tin tài khoản: tên hiển thị, địa chỉ email, mật khẩu (lưu ở dạng đã chuyển đổi không thể đảo ngược, tức đã băm), mã định danh tài khoản khi đăng nhập bằng tài khoản Google hoặc Microsoft, tổ chức và vai trò, các cài đặt như ngôn ngữ hiển thị
2. Thông tin hợp đồng và hoá đơn: tên Khách hàng, họ tên, phòng ban và địa chỉ email của người phụ trách, địa chỉ nhận hoá đơn và thông tin tương tự
3. Dữ liệu cuộc họp: tên và phần mô tả bối cảnh của cuộc họp, âm thanh cuộc họp và tệp âm thanh, video được tải lên (được xử lý để chép lời; chỉ lưu khi hợp đồng bật tính năng lưu âm thanh), bản ghi lời nói (gồm tên hiển thị của người nói), biên bản, các mục (gồm người phụ trách và thời hạn nếu được nêu), từ điển thuật ngữ, ghi chú trong Danh sách của tôi, biên bản mẫu được tải lên để tạo mẫu (chỉ dùng để phân tích, không lưu lại), và đường dẫn cuộc họp khi dùng bot ghi biên bản
4. Thông tin về kết nối với công cụ bên ngoài: nơi kết nối và thông tin xác thực của công cụ bên ngoài mà Khách hàng kết nối (được lưu ở dạng mã hoá)
5. Nhật ký sử dụng: ngày giờ và nội dung các thao tác như đăng nhập, tạo hoặc xoá cuộc họp, thay đổi thành viên; thời lượng chép lời và mức sử dụng AI
6. Thông tin liên hệ: tên công ty hoặc tổ chức, họ tên, địa chỉ email, số điện thoại (nếu có) và nội dung liên hệ
7. Nhật ký truy cập máy chủ: địa chỉ IP, loại trình duyệt, ngày giờ truy cập, trang đã xem và thông tin tương tự

Chúng tôi thu thập thông tin cá nhân theo các cách sau.

1. Thông tin Người dùng nhập vào hoặc tải lên Dịch vụ
2. Âm thanh Người dùng ghi bằng trình duyệt, cùng âm thanh và tên hiển thị của người tham dự do bot ghi biên bản ghi lại
3. Lời mời do chúng tôi hoặc Quản trị viên tổ chức gửi
4. Thông tin nhận được qua chức năng đăng nhập bằng Google hoặc Microsoft
5. Thông tin được cung cấp khi ký hợp đồng, khi lập hoá đơn hoặc khi liên hệ
6. Thông tin được ghi tự động khi truy cập Trang web hoặc Dịch vụ

Chúng tôi sử dụng thông tin cá nhân thu thập được cho các mục đích sau.

1. Cung cấp Dịch vụ (chép lời, tạo biên bản và các mục, tìm kiếm, gửi sang công cụ bên ngoài và các chức năng khác)
2. Xác minh danh tính, đăng nhập, quản lý tổ chức và thành viên
3. Tổng hợp mức sử dụng, quản lý giới hạn theo hợp đồng và tính phí
4. Thẩm định trước khi ký hợp đồng (gồm việc xác nhận không có quan hệ với các thế lực phản xã hội)
5. Trả lời liên hệ, tư vấn và hỗ trợ, gửi các thông báo quan trọng về Dịch vụ
6. Ngăn chặn việc sử dụng trái phép, bảo đảm an toàn và xử lý sự cố
7. Tuân thủ pháp luật

Chúng tôi chỉ sử dụng Dữ liệu cuộc họp để cung cấp Dịch vụ, trong phạm vi Khách hàng uỷ thác. Chúng tôi không dùng Dữ liệu cuộc họp để huấn luyện AI.

1. Trừ trường hợp xem qua đường dẫn chia sẻ tại khoản 4, người có thể xem Dữ liệu cuộc họp trên màn hình là thành viên của thư mục nơi lưu biên bản đó. Ngay cả Quản trị viên tổ chức cũng không thể dùng quyền quản trị để mở trên màn hình nội dung của thư mục mà mình không phải thành viên.
2. Việc xuất dữ liệu của toàn tổ chức chỉ do Quản trị viên tổ chức được chỉ định thực hiện, và chỉ khi chúng tôi đã bật tính năng này. Dữ liệu xuất ra gồm cả dữ liệu của các cuộc họp đã xoá.
3. Màn hình quản trị vận hành của chúng tôi xử lý thông tin quản lý như hợp đồng và mức sử dụng. Không có màn hình nào để xem bản ghi lời nói hay biên bản cuộc họp.
4. Ở tổ chức đã bật chức năng chia sẻ, Người dùng đã tạo cuộc họp có thể tạo đường dẫn chia sẻ cho cuộc họp đó. Có hai kiểu chia sẻ: chia sẻ trong lúc họp (chia sẻ bản ghi lời nói của cuộc họp đang diễn ra) và chia sẻ sau cuộc họp (chia sẻ những gì được chọn trong số biên bản đã duyệt, bản ghi lời nói và âm thanh). Người xem được là một trong các nhóm sau: thành viên tổ chức, thành viên thư mục, Người dùng được chỉ định, người biết đường dẫn và mã truy cập, hoặc bất kỳ ai biết đường dẫn. Người xem được, cùng nội dung và thời hạn hiệu lực của việc chia sẻ sau cuộc họp, do Người dùng chia sẻ chọn, trong phạm vi cài đặt của chúng tôi và của tổ chức cho phép. Việc chia sẻ trong lúc họp hết hiệu lực khi cuộc họp kết thúc. Đường dẫn chia sẻ có người xem được là “người biết đường dẫn và mã truy cập” hoặc “bất kỳ ai biết đường dẫn” có thể được xem bởi cả người ngoài tổ chức của Khách hàng và người không có tài khoản của Dịch vụ.
5. Nhân viên của chúng tôi chỉ xem nội dung Dữ liệu cuộc họp khi tòa án, cơ quan điều tra hoặc cơ quan nhà nước khác yêu cầu theo quy định của pháp luật.

1. Việc chép lời và dịch âm thanh được thực hiện trên dịch vụ nhận dạng giọng nói của bên nhận uỷ thác. Âm thanh đang ghi được gửi thẳng từ trình duyệt của Người dùng tới hệ thống của dịch vụ đó. Để nhận dạng chính xác hơn, phần mô tả bối cảnh cuộc họp và từ điển thuật ngữ cũng được gửi kèm.
2. Các chức năng AI của Dịch vụ, như soạn nháp biên bản, tự động đặt tên cuộc họp và tạo mẫu, được sử dụng thông qua Amazon Bedrock của Amazon Web Services. Theo tài liệu công bố của AWS, bên cung cấp mô hình AI không truy cập được nội dung gửi tới Amazon Bedrock (https://docs.aws.amazon.com/bedrock/latest/userguide/data-protection.html).
3. Chúng tôi không dùng Dữ liệu cuộc họp để huấn luyện AI.

1. Tính năng lưu âm thanh dùng được ở các tổ chức đã bật tính năng này trong hợp đồng. Thời hạn lưu do chúng tôi đặt.
2. Dịch vụ chỉ ghi âm thanh, không ghi màn hình.
3. Không thể chỉ xoá riêng âm thanh của một người nói. Khi Quản trị viên tổ chức yêu cầu xoá âm thanh bằng văn bản (gồm cả email), chúng tôi xoá toàn bộ âm thanh của cuộc họp đó.

Chúng tôi không cung cấp dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý của người có liên quan, trừ khi pháp luật yêu cầu hoặc trong các trường hợp khác Luật APPI cho phép. Việc cung cấp cho các bên nhận uỷ thác tại Điều 11 không phải là cung cấp cho bên thứ ba. Dữ liệu cuộc họp mà Khách hàng gửi sang công cụ bên ngoài (như Backlog, Jira) bằng chức năng của Dịch vụ được gửi theo chỉ thị của Khách hàng.

Dữ liệu cuộc họp và thông tin tài khoản của Dịch vụ không thuộc phạm vi sử dụng chung được quy định trong chính sách bảo vệ thông tin cá nhân của công ty chúng tôi. Thông tin hợp đồng và hoá đơn cũng không thuộc phạm vi sử dụng chung đó.

Chúng tôi uỷ thác việc xử lý dữ liệu cá nhân trong phạm vi cần thiết để cung cấp Dịch vụ và giám sát thích đáng các bên nhận uỷ thác. Các công việc được uỷ thác trong việc xử lý Dữ liệu cuộc họp và nơi xử lý dữ liệu như sau.

1. Khi xử lý dữ liệu cá nhân bằng dịch vụ do doanh nghiệp ở nước ngoài cung cấp, chúng tôi nắm chế độ bảo vệ thông tin cá nhân của nước nơi doanh nghiệp đó đặt trụ sở, rồi thực hiện các biện pháp quản lý an toàn.
2. Về chế độ bảo vệ thông tin cá nhân của Hoa Kỳ, xin xem báo cáo về Hoa Kỳ (cấp liên bang) trong "Khảo sát về chế độ bảo vệ thông tin cá nhân ở nước ngoài" của Uỷ ban Bảo vệ thông tin cá nhân Nhật Bản (https://www.ppc.go.jp/files/pdf/USA_report.pdf).

Là doanh nghiệp được cấp dấu PrivacyMark, chúng tôi vận hành hệ thống quản lý bảo vệ thông tin cá nhân theo tiêu chuẩn JIS Q 15001. Chúng tôi bổ nhiệm người quản lý bảo vệ thông tin cá nhân và ban hành quy trình xử lý (biện pháp về tổ chức), đào tạo nhân viên định kỳ (biện pháp về con người), và giới hạn khu vực xử lý thông tin cá nhân (biện pháp vật lý). Với Dịch vụ, chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật sau.

1. Dữ liệu được quản lý tách riêng theo từng tổ chức; tổ chức này không đọc được dữ liệu của tổ chức khác.
2. Về nguyên tắc, chỉ thành viên của thư mục nơi lưu biên bản mới xem được Dữ liệu cuộc họp trên màn hình (các ngoại lệ nêu tại Điều 6).
3. Kết nối với trình duyệt được mã hoá (HTTPS).
4. Mật khẩu được lưu ở dạng đã chuyển đổi không thể đảo ngược (đã băm); thông tin xác thực dùng để kết nối công cụ bên ngoài được lưu ở dạng mã hoá.
5. Các thao tác như đăng nhập, tạo và xoá cuộc họp, thay đổi thành viên được ghi nhật ký, và nhật ký đó không sửa hay xoá được từ ứng dụng.
6. Màn hình quản trị vận hành của chúng tôi không có màn hình nào để xem bản ghi lời nói hay biên bản cuộc họp.

1. Cuộc họp đã xoá có thể được người tạo khôi phục trong một thời hạn nhất định (mặc định 30 ngày). Sau thời hạn đó, cuộc họp không xem hay khôi phục được trên màn hình nữa, nhưng dữ liệu (trừ âm thanh; âm thanh được xử lý theo Điều 8) vẫn được lưu trong hệ thống của chúng tôi cho tới khi bị xoá theo khoản tiếp theo sau khi hợp đồng kết thúc, và vẫn có trong dữ liệu xuất của toàn tổ chức (khoản 2 Điều 6).
2. Khi hợp đồng kết thúc, sau khi đã qua 30 ngày kể từ ngày kết thúc, chúng tôi nhanh chóng xoá Dữ liệu cuộc họp, tài khoản của Người dùng thuộc tổ chức Khách hàng (trừ tài khoản của Người dùng còn thuộc tổ chức khác) và thông tin cài đặt của tổ chức bằng phương pháp không thể khôi phục. Xin hãy xuất những dữ liệu cần thiết theo phương pháp do chúng tôi quy định, chậm nhất vào ngày kết thúc. Khi hợp đồng kết thúc, nếu được yêu cầu, chúng tôi bật chức năng xuất dữ liệu của toàn tổ chức. Phạm vi dữ liệu xuất được do chúng tôi quy định; âm thanh và một số dữ liệu khác không nằm trong đó. Không phụ thuộc các câu trên, dữ liệu chúng tôi lưu từ đợt dùng thử được xoá bằng phương pháp không thể khôi phục khi Quản trị viên tổ chức yêu cầu bằng văn bản (gồm cả email).
3. Thông tin pháp luật buộc phải lưu (như hồ sơ về hoá đơn) được lưu trong thời hạn pháp luật quy định. Dữ liệu trong bản sao lưu được xoá sau khi hết thời hạn lưu của bản sao lưu.
4. Nội dung Khách hàng đã gửi sang công cụ bên ngoài, và dữ liệu đã được tải xuống hoặc sao chép, không thuộc phạm vi xoá này.

1. Trang web không dùng cookie và không tải công cụ phân tích truy cập nào.
2. Dịch vụ chỉ dùng các cookie cần thiết để duy trì trạng thái đăng nhập, bảo đảm an toàn cho các bước đăng nhập, nhận lời mời và kết nối công cụ bên ngoài, ghi nhớ ngôn ngữ hiển thị, và duy trì trạng thái xem của đường dẫn chia sẻ đã mở bằng mã truy cập. Dịch vụ không dùng cookie cho quảng cáo hay phân tích truy cập.
3. Âm thanh đang ghi được gửi thẳng từ trình duyệt của Người dùng tới hệ thống của dịch vụ nhận dạng giọng nói của bên nhận uỷ thác để chép lời (Điều 7).

1. Đối với dữ liệu cá nhân được lưu giữ mà chúng tôi xử lý với tư cách doanh nghiệp xử lý thông tin cá nhân, nếu bạn muốn được thông báo mục đích sử dụng, được tiết lộ (gồm cả hồ sơ cung cấp cho bên thứ ba), muốn sửa, bổ sung hoặc xoá nội dung, ngừng sử dụng hoặc xoá bỏ, hoặc ngừng cung cấp cho bên thứ ba, xin liên hệ đầu mối tại Điều 17. Sau khi xác nhận bạn là người có liên quan (hoặc, nếu yêu cầu qua người đại diện, xác nhận người đó có thẩm quyền đại diện), chúng tôi sẽ xử lý không chậm trễ theo quy định của pháp luật.
2. Đối với thông tin cá nhân có trong Dữ liệu cuộc họp, xin liên hệ Khách hàng (bên ký hợp đồng) đang quản lý Dữ liệu cuộc họp đó. Nếu bạn liên hệ với chúng tôi và từ nội dung liên hệ chúng tôi xác định được Khách hàng tương ứng, chúng tôi sẽ chuyển yêu cầu tới Khách hàng đó và hợp tác xử lý theo chỉ thị của Khách hàng.

Mọi trao đổi, khiếu nại và yêu cầu tiết lộ liên quan đến việc xử lý thông tin cá nhân, xin liên hệ:

• Đầu mối tiếp nhận liên hệ về thông tin cá nhân, Kaopiz Inc.
• 3F, 3-8-8 Minamiikebukuro, Toshima-ku, Tokyo 171-0022, Nhật Bản
• Email: contact_pmark@kaopiz.com
• Điện thoại: +81-3-5809-2633
• Người quản lý bảo vệ thông tin cá nhân: 奥山 聖子

Câu hỏi về Dịch vụ xin gửi tới info@gijito.com; nếu bạn đang sử dụng Dịch vụ, xin gửi tới support@gijito.com.

1. Chúng tôi có thể thay đổi Chính sách này khi luật thay đổi hoặc khi Dịch vụ thay đổi. Khi thay đổi công việc uỷ thác hoặc nơi xử lý dữ liệu, chúng tôi cũng thay đổi Chính sách này trước.
2. Chúng tôi chỉ thay đổi mục đích sử dụng trong phạm vi được coi là có liên quan hợp lý với mục đích trước khi thay đổi, và thông báo cho người có liên quan hoặc công bố mục đích sau khi thay đổi.
3. Chính sách sau khi thay đổi có hiệu lực từ ngày được đăng trên Trang web.

Ban hành ngày 12/10/2026

Sửa đổi ngày 30/10/2026

Sửa đổi ngày 02/11/2026