GIJITO プライバシーポリシー

• 名称：株式会社カオピーズ
• 所在地：〒171-0022 東京都豊島区南池袋3-8-8-3F
• 代表者：代表取締役 TRINH CONG HUAN（チン・コン・フアン）

1. 本ポリシーでは、本サービスをご契約のお客様を「お客様」、お客様が本サービスの利用を認めた役員・従業員その他の方を「利用者」、利用者のうちお客様の組織のメンバーや設定を管理する権限を持つ方を「組織管理者」といいます。
2. アカウント、ご契約、お問い合わせに関する情報は、当社が個人情報取扱事業者として取り扱います。
3. 本サービスで記録・作成される会議の音声、文字起こし、議事録、項目その他の情報（利用規約に定める「お客様データ」をいいます。以下「会議データ」といいます。）に含まれる個人情報は、お客様から取扱いの委託を受けて取り扱います。当社は、お客様との契約に従い、本サービスの提供に必要な範囲でのみ会議データを取り扱います。
4. 会議の参加者に対し、録音・記録を行うことを通知し、必要な同意を得ることは、お客様の責任において行っていただきます（利用規約第8条）。

1. アカウントに関する情報：表示名、メールアドレス、パスワード（不可逆的に変換（ハッシュ化）して保存します）、Google または Microsoft のアカウントでログインする場合はそのアカウントの識別子、所属する組織と役割、表示言語などの設定
2. ご契約・ご請求に関する情報：ご契約者の名称、ご担当者の氏名・部署・メールアドレス、請求書の送付先など
3. 会議データ：会議の名称と背景の説明、会議の音声およびアップロードされた音声・動画ファイル（文字起こしのために処理します。保存するのは、ご契約で音声の保存を有効にした場合に限ります）、文字起こし（発言者の表示名を含みます）、議事録、項目（担当者や期限の記載を含みます）、用語集、マイリストのメモ、テンプレートの作成のためにアップロードされた議事録の例（解析にのみ使い、保存しません）、議事録ボットを使う場合はその会議のURL
4. 外部ツールとの連携に関する情報：お客様が接続した外部ツールの接続先と認証情報（暗号化して保存します）
5. ご利用の記録：ログイン、会議の作成・削除、メンバーの変更などの操作の日時と内容、文字起こしの時間やAIの利用量
6. お問い合わせに関する情報：会社名・団体名、お名前、メールアドレス、電話番号（ご記入の場合）、お問い合わせの内容
7. サーバーへのアクセスの記録：IPアドレス、ブラウザの種類、アクセスの日時、閲覧したページなど

当社は、次の方法で個人情報を取得します。

1. 利用者が本サービスに入力し、またはアップロードした情報
2. 利用者がブラウザで録音した音声、および議事録ボットが録音した音声と参加者の表示名
3. 当社または組織管理者による招待
4. Google または Microsoft のログイン機能を通じて受け取る情報
5. ご契約、ご請求、お問い合わせの際にご提供いただく情報
6. 本ウェブサイトおよび本サービスへのアクセスの際に自動で記録される情報

当社は、取得した個人情報を次の目的で利用します。

1. 本サービスの提供（文字起こし、議事録と項目の作成、検索、外部ツールへの送信などの機能の提供）
2. ご本人の確認、ログイン、組織とメンバーの管理
3. ご利用量の集計、ご契約にもとづく上限の管理、料金の請求
4. ご契約の審査（反社会的勢力との関係がないことの確認を含みます）
5. お問い合わせ、ご相談、サポートへの対応、本サービスに関する重要なお知らせの送付
6. 不正な利用の防止、安全の確保、障害への対応
7. 法令にもとづく対応

会議データは、お客様から委託を受けた範囲で、本サービスの提供のためにのみ利用します。当社が会議データをAIの学習に使うことはありません。

1. 会議データを画面で閲覧できるのは、第4項の共有リンクによる場合を除き、その議事録を保存したフォルダのメンバーです。組織管理者であっても、その権限によって、メンバーになっていないフォルダの内容を画面で開くことはできません。
2. 組織全体のデータの書き出しは、当社が有効にした場合に限り、指定された組織管理者が行えます。書き出したデータには、削除した会議のデータも含まれます。
3. 当社の運営用の管理画面で扱うのは、ご契約や利用量などの管理情報です。会議の文字起こしや議事録を閲覧する画面はありません。
4. 共有機能が有効な組織では、会議を作成した利用者は、その会議の共有リンクを発行できます。共有には、会議中の共有（会議中の文字起こしを共有します）と、会議後の共有（承認済みの議事録、文字起こし、音声のうち選んだものを共有します）があります。閲覧できる相手は、組織のメンバー、フォルダのメンバー、指定した利用者、リンクとパスコードを知っている方、リンクを知っているすべての方のいずれかです。閲覧できる相手、会議後の共有の内容および有効期間は、当社および組織の設定で許可された範囲で、共有する利用者が選びます。会議中の共有は会議が終わると無効になります。閲覧できる相手を「リンクとパスコードを知っている方」または「リンクを知っているすべての方」とした共有リンクは、お客様の組織の外の方や、本サービスのアカウントを持たない方も閲覧できます。
5. 当社の担当者が会議データの内容を閲覧するのは、裁判所、捜査機関その他の公的機関から、法令にもとづいて求められた場合に限ります。

1. 音声の文字起こしと翻訳は、委託先の音声認識サービスで行います。録音中の音声は、利用者のブラウザからそのサービスのシステムへ直接送られます。認識の精度を高めるため、会議の背景の説明と用語集もあわせて送られます。
2. 議事録の下書きの作成、会議名の自動作成、テンプレートの作成など、本サービスのAI機能は、Amazon Web Services の Amazon Bedrock を通じて利用します。AWS の公開資料では、AIモデルの提供元は Amazon Bedrock に送られた内容にアクセスできないとされています（https://docs.aws.amazon.com/bedrock/latest/userguide/data-protection.html）。
3. 当社が会議データをAIの学習に使うことはありません。

1. 音声の保存は、ご契約で有効にした組織で使えます。保存期間は当社が設定します。
2. 記録するのは音声だけで、画面は記録しません。
3. 特定の発言者の音声だけを取り除くことはできません。組織管理者から書面（電子メールを含みます。）で音声の削除のご指示があった場合は、その会議の音声全体を削除します。

当社は、法令にもとづく場合その他個人情報保護法で認められる場合を除き、ご本人の同意を得ずに個人データを第三者に提供しません。第11条の委託先への提供は、第三者への提供にあたりません。また、お客様が本サービスの機能を用いて外部ツール（Backlog、Jira など）へ送信する会議データは、お客様の指示にもとづいて送信するものです。

本サービスの会議データおよびアカウントに関する情報は、当社の個人情報保護方針に定める共同利用の対象に含みません。ご契約・ご請求に関する情報も、共同利用の対象に含みません。

当社は、本サービスの提供に必要な範囲で個人データの取扱いを委託し、委託先を適切に監督します。会議データの取扱いについて委託している業務と、データを処理する場所は、次のとおりです。

1. 当社は、外国の事業者が提供するサービスを利用して個人データを取り扱う場合、その事業者が所在する国の個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、安全管理措置を講じます。
2. 米国の個人情報の保護に関する制度については、個人情報保護委員会の「外国における個人情報の保護に関する制度等の調査」のうち、米国（連邦）の報告書（https://www.ppc.go.jp/files/pdf/USA_report.pdf）をご覧ください。

当社は、プライバシーマーク付与事業者として、JIS Q 15001 に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを運用しています。個人情報保護管理者を置いて取扱いの手順を定め（組織的安全管理措置）、従業者に定期的な研修を行い（人的安全管理措置）、個人情報を取り扱う区域を限定しています（物理的安全管理措置）。本サービスでは、技術的安全管理措置として、次の措置を講じています。

1. 組織ごとにデータを分けて管理し、ほかの組織のデータは読めない仕組みにしています。
2. 会議データを画面で閲覧できる者を、原則として、その議事録を保存したフォルダのメンバーに限っています（例外は第6条のとおりです）。
3. ブラウザとの通信は暗号化（HTTPS）しています。
4. パスワードは不可逆的に変換（ハッシュ化）して保存し、外部ツールとの接続に使う認証情報は暗号化して保存します。
5. ログイン、会議の作成・削除、メンバーの変更などの操作を記録し、アプリケーションからは変更・削除できないようにしています。
6. 当社の運営用の管理画面には、会議の文字起こしや議事録を閲覧する画面を設けていません。

1. 削除した会議は、作成した方が一定の期間（初期設定は30日）内であれば元に戻せます。期間を過ぎた会議は画面から閲覧・復元できなくなりますが、そのデータ（音声を除きます。音声の取扱いは第8条のとおりです。）は、ご契約の終了後に次項により消去するまで当社のシステム内に保管され、組織全体のデータの書き出し（第6条第2項）にも含まれます。
2. ご契約が終了した場合、終了日から30日を経過した後、速やかに、会議データ、お客様の組織に属する利用者のアカウント（ほかの組織にも属する利用者のアカウントを除きます。）および組織の設定に関する情報を、復元できない方法で消去します。必要なデータは、当社所定の方法により、終了日までに書き出してください。ご契約の終了にあたりご依頼があれば、当社は、組織全体のデータの書き出しを利用できるようにします。書き出せるデータの範囲は当社所定のとおりとし、音声など一部のデータは含まれません。前各文にかかわらず、試用（トライアル）でお預かりしたデータは、組織管理者から書面（電子メールを含みます。）でご依頼があったときに、復元できない方法で消去します。
3. 法令で保存が義務づけられた情報（請求に関する記録など）は、法令の定める期間保存します。バックアップに含まれるデータは、バックアップの保存期間が過ぎた後に消去されます。
4. お客様が外部ツールに送信した内容や、ダウンロード・コピーしたデータは、この消去の対象外です。

1. 本ウェブサイトは Cookie を使わず、アクセス解析のツールも読み込んでいません。
2. 本サービスでは、ログインした状態の保持、ログイン・招待の受け入れ・外部ツールとの接続の手続きの安全の確保、表示言語の記憶、パスコードで開いた共有リンクの閲覧状態の保持のために、必要な Cookie だけを使います。広告やアクセス解析のための Cookie は使いません。
3. 録音中の音声は、文字起こしのため、利用者のブラウザから委託先の音声認識サービスのシステムへ直接送られます（第7条）。

1. 当社が個人情報取扱事業者として取り扱う保有個人データについて、利用目的の通知、開示（第三者提供記録の開示を含みます。）、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者への提供の停止をご希望の場合は、第17条の窓口までご連絡ください。ご本人であること（代理人によるご請求の場合は、代理権があること）を確認したうえで、法令に従い遅滞なく対応します。
2. 会議データに含まれる個人情報については、その会議データを管理するお客様（ご契約者）にご連絡ください。当社にご連絡いただいた場合は、ご連絡の内容から該当するお客様を特定できるときに、そのお客様にお取り次ぎし、お客様の指示に従い、対応に協力します。

個人情報の取扱いに関するご相談、苦情、開示などのご請求は、次の窓口までご連絡ください。

• 株式会社カオピーズ 個人情報に関するお問い合わせ窓口
• 〒171-0022 東京都豊島区南池袋3-8-8-3F
• メールアドレス：contact_pmark@kaopiz.com
• 電話番号：03-5809-2633
• 個人情報保護管理者：奥山 聖子

本サービスについてのご質問は info@gijito.com へ、本サービスをご利用中の方は support@gijito.com へお寄せください。

1. 当社は、法令の改正や本サービスの変更に応じて、本ポリシーを変更することがあります。委託する業務やデータを処理する場所を変更する場合も、あらかじめ本ポリシーを変更します。
2. 利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲内で行い、変更後の利用目的をご本人に通知し、または公表します。
3. 変更後の本ポリシーは、本ウェブサイトに掲載した日から効力を生じます。

2026年10月12日 制定

2026年10月30日 改定

2026年11月2日 改定