セキュリティとデータの取り扱い

会議の内容を見られるのは、議事録を保存したフォルダのメンバーです。組織の管理者であっても、メンバーになっていないフォルダの内容を画面で開くことはできません。

組織全体のデータの書き出しは、運営側が有効にした場合に限り、指定された組織の管理者が行えます。

運営側（株式会社カオピーズ）の管理画面で扱うのは、ご契約や利用量などの管理情報です。会議の文字起こしや議事録を閲覧する画面はありません。

データは組織ごとに分けて管理し、ほかの組織のデータは読めない仕組みにしています。

AIが作るのは下書きです。担当者が根拠と見比べて修正し、議事録全体を承認したときに確定します。承認後の修正は、新しい版として記録されます。

議事録の下書きの作成、会議名の自動作成、テンプレートの作成など、GIJITOのAI機能は、Amazon Web Services の Amazon Bedrock を通じて利用します。AWS の公開資料では、AIモデルの提供元は Amazon Bedrock に送られた内容にアクセスできないとされています。

AWS の資料：Amazon Bedrock のデータ保護

お預かりした会議の内容を、当社がAIの学習に使うことはありません。

音声の保存は、ご契約で有効にした組織で使えます。自動保存のオン・オフは組織の管理者が、保存期間はシステム管理者（運営側）が設定します。記録するのは音声だけで、画面は記録しません。

ご契約が終了した場合は、終了日から30日を経過した後、速やかに、文字起こしや議事録などの会議のデータを、復元できないように消去します。

削除した会議は、作成した方が一定の期間（初期設定は30日）内であれば元に戻せます。期間を過ぎた会議は画面から閲覧・復元できなくなりますが、そのデータ（音声を除きます）は、ご契約の終了後に消去するまで当社のシステム内に保管されます。

法令で保存が義務づけられた情報やバックアップなど、この消去の例外は、プライバシーポリシーに記載しています。

プライバシーポリシー 第14条（保存期間と削除）

外部のツールに送られるのは、議事録の承認後に、利用者が選んだ内容だけです。送る前に内容を確認でき、送った履歴も残ります。

外部ツールとの接続に使う認証情報は、暗号化して保存します。

メールアドレスとパスワード、または Google・Microsoft のアカウントでログインできます。パスワードは、元に戻せない形（ハッシュ）にして保存します。

ブラウザーとの通信は暗号化（HTTPS）しています。

ログインや会議の作成・削除、メンバーの変更などの操作は記録され、アプリケーションからは変更・削除できません。

会議データを処理し、保管する場所は、日本です。委託している業務ごとの場所は、プライバシーポリシーに記載しています。

プライバシーポリシー 第11条（取扱いの委託）